Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri

Birleşim Grup bünyesinde kurulan Birleşim İnşaat San. Tic. A.Ş. (Bundan sonra Grup olarak anılacaktır), paydaşlarıyla olan ilişkilerinde şeffaf, adil ve hesap verebilir olmayı benimsemektedir. Faaliyetlerini yürütürken, ilgili mevzuata, sözleşmesel taahhütlerine uymakta, “Etik İlkeleri” çerçevesinde hareket etmekte ve tüm çalışmalarında etik değerlere bağlılığı önkoşul saymaktadır.

Etik Kurallarımızın amacı, dürüstlük, doğruluk ve doğru olanı yapma kültürümüzü sürdürecek ilkeleri ortaya koymaktır. Grubumuz sosyal sorumluluğunun, sosyal ve ekonomik hayattaki rolünün bilincinde olup, faaliyetini sürdürürken toplumun ve ekonominin gelişmesi amacını da göz önünde bulundurmaktadır.
Kurumsal yönetim ilkelerine uygun bir şirket yapısı oluşturabilmenin temel göstergelerinden birisi de, işletmelerde bireylerin görev ve sorumluluklarını yerine getirirken etik davranmaları ve bu davranışlarını iyileştirerek kurumsal yönetim kültürünün oluşmasına da katkıda bulunmalarıdır.

Grubumuz Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri, “Birleşim İnşaat San. Tic. A.Ş.” ile bunlar adına hareket eden tüm üçüncü tarafları ve çalışanlarını kapsamaktadır.

ETİK KURALLAR VE ÇALIŞMA İLKELERİ

Dürüstlük

Kurum içi ve kurum dışı tüm ilişki ve iş süreçlerimizde dürüstlük prensibi esastır. Çalışanlarımızla ve faaliyetlerimiz kapsamında temas ettiğimiz ya da etkileşim içerisinde olduğumuz kişi, kurum, kuruluş ve taraflar, müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, hissedarlarımız, potansiyel çalışanlar, yatırımcılar, analistler, sivil toplum ve kamu kuruluşları vb. tüm paydaşlarımızla ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlükle hareket ederiz.

Gizlilik ve Gizli Bilgilerin Korunması Politikası

Bilgi, şirketlerin hedeflerini gerçekleştirme yolunda faydalanacağı en önemli varlıklardan biridir. Bilginin etkin kullanımı, doğru şekilde paylaşımı ve bu süreçte bilginin gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişilebilirliğinin sağlanması her çalışanımızın ortak sorumluluğundadır.
Gizli bilgi, bunlarla sınırlı kalmamak şartıyla;

Birleşim Grup Şirketleri’ne ait fikri mülkiyet hakları ve her türlü yeniliğin yanı sıra personelin yazdığı, geliştirdiği veya uygulamaya aldığı veri tabanı, basılı iletişim malzemeleri, iş süreçleri ile iş planları (pazarlama, ürün, teknik), iş stratejileri, stratejik ortaklıklar ve ortaklara ilişkin bilgiler, mali bilgiler, personel özlük bilgileri, müşteri listeleri, fiyat, ürün tasarımları, yöntem bilgisi (know-how), şartnameler, potansiyel ve gerçek müşterilerin kimlik bilgileri, tedarikçilere ilişkin bilgiler ve benzeri her türlü yazılı, grafik veya okunabilir bilgileri içerir.

Bu tür bilgiler yalnızca işin ve görevin gerektirdiği profesyonel amaçlarla yasa ve mevzuata uygun olarak kullanılır ve sadece konuyla ilgili yetkili kişilerle paylaşılır.

• Bu bilgiler, Resmi Makamlar ve Mevzuat gereğince ifşası zorunlu olmadıkça üçüncü kişilere açıklanamaz.
• Bu bilgiler, değiştirilemez, kopyalanamaz ve tahrif edilemez. Bilgilerin saklanması ve açığa çıkmaması için gerekli önlemler alınır.
• Gizli dosyalar Şirket dışına çıkarılamaz. Şirket dışına çıkarılması gereken gizli bilgiler için bilginin sorumlusu veya üst yönetimin onayı alınmalıdır.
• Şirket bilgilerine erişim için kullanılan şifreler, kullanıcı kodları ve benzeri tanımlayıcı bilgiler gizli tutulur, yetkili kullanıcılar dışında kimseye açıklanmaz.
• Şirket politikasını yansıtan ve kişiye özel olan personele ait ücret, yan fayda ve benzeri özlük bilgileri gizlidir ve yetkililer dışında kimseye açıklanamaz. Personele ait bilgiler, kişiye özel olarak gönderilir. Personel bu bilgileri başkalarına açıklayamaz veya bilgilerin açıklanması için diğer çalışanlara baskıda bulunamaz.
• Kişisel Verilerin Korunması ile ilgili mevzuata uygun hareket edilir.

Gizlilikle ilgili yukarıdaki etik yükümlülükler, herhangi bir nedenle işten ayrılan çalışanlar için Şirket’ten ayrıldıktan sonraki dönem için de devam eder.
Çıkar Çatışmasından Kaçınma
Bireysel çıkarlar ile Grup veya ilişkili kişi ve kurumların çıkarlarının çatışabileceği durumlar gözetilir ve önlenir. Grup çalışanları görevlerini yerine getirirken, kurumun öz çıkarlarını her şeyden üstün tutar, kurum kaynaklarını veya itibarını kullanarak şahsına ya da yakınlarına çıkar sağlamak anlamına gelebilecek her türlü eylem ve davranıştan kaçınır. Başlıca çıkar çatışması oluşturabilecek davranışlar aşağıda belirtilmiştir.

• Kendi ve yakınları lehine işlem yapma,
• Hediye kabul etme ve verme,
• Siyasi faaliyetler,
• İşten ayrılan personelin Grup Şirketleri ile dolaylı yoldan iş yapmaları,
• Toplum ahlakına aykırı davranışlar,
• Ticari sırları kullanarak Şirket hissesi ile işlem yapma vb.

Tüm Grup çalışanları kurumun kaynaklarını kötüye kullanmamaya, Grubun adını ve itibarını korumaya azami özeni gösterir.

SORUMLULUK

Grubumuz iş faaliyetlerinde sorumluluk bilinci içinde hareket eder. Devletine karşı yasal yükümlülüklere dair sorumlulukların yanı sıra, yatırımcılarına, müşterilerine, çalışanlarına, tedarikçi ve iş ortaklarına, rakiplerine, çevreye ve topluma karşı aşağıda sıralanan sorumlulukları yerine getirmeye azami özen gösterir.

Yasal Sorumluluklarımız

Grubumuz her türlü faaliyetinde yasalara ve ilgili mevzuata uygun hareket eder. Bu faaliyetlere ilişkin bilgi, belge ve kayıtlar düzenli ve eksiksiz olarak tutulur ve muhafaza edilir. Grubumuz tarafından kamuya açıklanacak ve yetkili mercilere sunulacak her türlü rapor, sunum, mali tablo ve dipnotlar yasalara, mevzuata ve Şirket içi düzenlemelere uygun olarak azami titizlikle, doğru ve şeffaf olarak hazırlanır, ilgililere tam ve anlaşılır şekilde zamanında verilir.

Müşterilerimize Karşı Sorumluluklarımız

Grup çalışanlarımız işini yaparken, müşterilerimizin ihtiyaç ve taleplerinin en kısa zamanda, en doğru şekilde karşılanması ve en iyi iş kalitesi ile memnun edilmeleri gerektiğinin bilincindedir. Bu kapsamda müşterilerimizle olan ilişkilerde saygılı, onurlu, nazik, dürüst, eşit ve adil davranılır. Müşteri bilgilerinin gizliliği konusunda hassas şekilde hareket edilir.

Çalışanlarımıza Karşı Sorumluluklarımız

Grubumuz; çalışanlarına tarafsız, önyargısız ve adil davranır, bütün çalışanlarımızın sağlıklı, güvenli ve verimli bir iş ortamında çalışması için gereken özeni gösterir. Tüm çalışanlarımıza gerek işe almada ve gerekse kariyer gelişiminde ırk, din, cinsiyet, görev ve unvana bakmaksızın fırsat eşitliği tanınır. Çalışanlarımızın performansına olumlu katkıda bulunması amacıyla kişisel gelişimleri için gerekli olanakların sağlanmasına özen gösterilir.

Çalışanlarımızın bağlı oldukları mevzuat hükümlerinden doğan haklarının zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirilmesine özen gösterilir. Ayrıca,

• Adil ve güvenli çalışma ortamının oluşturulması ve sürdürülmesi,
• İşyerinde saygı ve özel hayatın gizliliği,
• Taciz ve psikolojik bezdirme vb. konular ile ilgili bir aykırılık sezdiği anda çalışanına her zaman destek olur.

Yatırımcılara Karşı Sorumluluklarımız

Tüm faaliyetlerimizde Grup değerinin artırılması hedeflenir. Grup faaliyetlerimiz; şeffaflık, hesap verilebilirlik, sürdürülebilirlik, dürüstlük ilkeleri çerçevesinde yürütülür. Bu hususlar dikkate alınarak, yasalar ve mevzuat çerçevesinde kamuya ve hissedarlarımıza yaptığımız açıklamalarda Şirket’in mali tabloları, stratejileri, yatırımları ile ilgili zamanında, doğru, tam ve anlaşılabilir bilgi verilir.

Yatırımcılar, finansal analistler, basın mensupları vb. kesimlerle yapılacak tüm görüşmeler, ilgili Şirket içi yönetmeliklerle düzenlenir, görev verilmedikçe Grubu temsilen sözlü ya da yazılı açıklamada bulunulmaz.
Grup kaynakları verimli ve etkin kullanılır, israftan kaçınılır. Kısa vadeli hedefler ile uzun vadeli başarı arasındaki denge gözetilir.

Tedarikçi ve İş Ortaklarımıza Karşı Sorumluluklarımız

Grubumuz, iş yaptığı kişi ve kuruluşlara dürüst, adil, saygılı ve iyi niyet kuralları çerçevesinde davranır, yasal yükümlülüklerini tam ve zamanında yerine getirir. İş yaptığı kişi ve kuruluşların bilgilerinin gizliliği konusunda hassas şekilde hareket eder.

Çevre ve Topluma Karşı Sorumluluklarımız

Grubumuz, faaliyetlerini gerçekleştirirken toplumsal yarar ve çevre bilinciyle hareket eder. Çalışanlarımızın, faaliyet gösterdiği bölgede yaşayanların sağlığına ve haklarına zarar verebilecek çevresel kural ihlallerinden kaçınır, çevre ile ilgili yasal mevzuatlara ve düzenlemelere uyar.

Faaliyet gösterdiği tüm iş alanlarında, çalışmalarının çevre üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indirecek şekilde hareket eder ve çevre kirliliğini önleyici tedbirler alır.

Doğal kaynakların tüketimini asgari düzeyde tutar. Üretilen atıkların, doğaya atılmasını önleyerek, çevreye ve insana zarar vermeyecek şekilde bertaraf eder. Doğal kaynakların kullanımını azaltarak, geri dönüşümlü malzemelerin kullanımına özen gösterir.

Birleşim İnşaat Adına Karşı Sorumluluklarımız

İş ortaklarımız, müşterilerimiz ve diğer paydaşlarımız profesyonel yeterliliğimiz ve dürüstlüğümüz sayesinde bize güvenmektedirler. Bu itibarımızı en üst düzeyde tutmaya çalışırız. Bu bağlamda:

• Hizmetlerimizi Şirket politikaları, profesyonel standartlar, verdiğimiz taahhütler ve etik kurallar çerçevesinde sunar, yükümlülüklerimizi yerine getirmek için gerekli özveriyi gösteririz.
• Profesyonel olarak yetkin olduğumuza ve olacağımıza inandığımız alanlarda hizmet vermeye özen gösterir, doğruluk ve meşruiyet kriterlerine uyan müşteriler, iş ortakları ve elemanlar ile çalışmayı amaçlarız.
• Toplum ahlakını zedeleyen, çevreye ve toplum sağlığına zarar verenlerle çalışmayız.
• Kamu önünde ve dinleyenlerin Şirketimizi temsilen konuştuğumuzu düşündüğü alanlarda, kendi görüşlerimizi değil, sadece Şirketimizin görüşlerini ifade ederiz.
• Sosyal paylaşım sitelerinde, bloglarda, forumlarda, e-posta gruplarında yaptıkları paylaşımlarda, üçüncü taraflar tarafından Grubu temsilen paylaşımda bulunulduğu izlenimini doğuracak nitelikte ifadelerden kaçınırız.
• Grup Şirketlerimizi risk altında bırakabilecek karmaşık durumlarla karşılaştığımızda, öncelikli olarak uygun personele, uygun teknik ve idari danışma prosedürlerini izleyerek danışırız.
• Şirket varlıklarının korunmasında hassasiyet gösteririz. Grup varlıklarının kaybedilmesi, hasara uğratılması, hatalı kullanımı ve israfından kaçınırız.

• Şirket çıkarı olmaksızın her ne isim altında ve her kim adına ve yararına olursa olsun Şirket varlıkları ve olanaklarını Şirket işleri dışında kullanmayız.

UYGULAMA VE UYUMSUZLUKLARIN BİLDİRİMİ

Görev ve Sorumluluklar

Çalışanlar İçin:

• Astlarına ve üstlerine saygılı, itaatkâr davranmak,
• Etik kurallar kapsamındaki düzenlemelere ve ilgili yasalara uygun hareket etmek,
• Şirket için geçerli olan genel ve işleri ile ilgili politika ve prosedürleri öğrenmek,
• Kendisi veya başkaları ile ilgili konularda yöneticisine ve insan kaynaklarına danışmak,
• Etik kurallar kapsamına girebilecek görüş ve önerilerini, kurallara dahil edilmesi için öneride bulunmak,
• Sorumluluklarını belirlemek,
• İlgili tüm gerçekleri ve bilgileri gözden geçirmek,
• Uygun Şirket politikalarına, prosedürlerine ve profesyonel standartlara başvurmak,
• Risklerin azaltılmasına yardımcı olmak,
• Her konuda ilgili birimlere danışmak,
• Öğrendiklerini diğerleriyle paylaşmak,
• Çıkar çatışmasına girmemek.

Etik Kural Danışmanı İçin:

• Etik Kural Danışmanı, Grubun insan kaynaklarından sorumlu en üst yöneticidir.
• Şirket içerisinde etik konusunda çalışanlar tarafından iletilen soru ve konularda yön göstermek, danışmanlık yapmak,
• Şirket içinde çözümlenemeyen veya çözümü soruşturma gerektiren etik uygunsuzlukları Etik Kurul’a yönlendirmek,
• Kendisine ulaşan Şirket içi etik uygunsuzlukların çözümüne Etik Kurul’un talebi doğrultusunda katkıda bulunmak,
• Kendisine gelen etikle ilgili soruları ve uygunsuzlukları sonuçları ile birlikte düzenli olarak veya istenildiğinde Etik Kurul’a raporlamak,
• Etik Kurul’un yaptığı soruşturmalarda Şirketten kontak kişi olmak ve soruşturmalara gerekli desteği vermek,
• Şirkette yürütülen etik uygulamalarının etkinliğini izlemek, takip etmek, uygulamalarda destek olmak.

Grup Yöneticileri İçin:

• Etik kuralları destekleyen bir Şirket kültürünün ve çalışma ortamının oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlamak,
• Etik kuralların uygulanmasına davranışlarıyla örnek olmak, çalışanlarını etik kurallar konusunda eğitmek,
• Etik kurallarla ilgili soru, şikâyet ve bildirimlerini ilgili birimlere iletmeleri konusunda çalışanlarını desteklemek,
• Kendisine danışıldığında yapılması gerekenler konusunda yol göstermek, iletilen tüm bildirimleri dikkate almak.

Uyumsuzlukların Çözümlenmesi

• Etik Kurul Organizasyonu
• Grup Etik Kurallarına aykırılık gösteren konular Etik Kurulu kanalı ile çözüm için ele alınıp değerlendirilir. Etik Kurul;
• Yönetim Kurulu Başkanı,
• Yönetim Kurulu Başkan Vekili,
• Yönetim Kurulu Üyesi,
• Uyumsuzluğu yaratan şahsın bulunduğu departman amiri ve
• İnsan Kaynakları Üst yöneticisinden oluşmaktadır. (Gerekli görülür ise konu ile ilgili tanıklar da kurula dahil edilebilir)

Etik Kurul Çalışmaları gizlilik içerisinde yürütülür ve alınan kararlar tutanağa geçirilir. Uyumsuzluk ile ilgili bilgi, belge ve ifadeler de tutanağa eklenir ve başkan ve üyeler tarafından imza altına alınır.

Soruşturma ve incelemelerin neticesi, zaman geçirilmeden uygulamaya geçirilir ve ilgili birimlere bildirilir.

Tüm bu işlemler alt ve üstlerin etkisi altında kalınmadan yapılır.
Etik Kurulu’nun çalışmaları gerekli görüldüğünde revizyona tabi tutulabilir.

Etik Kurul Çalışma İlkeleri

Etik kurul çalışmalarını aşağıda belirlenen ilkeler çerçevesinde yürütür:

• Bildirimler ve şikâyetler ile bildirim veya şikâyette bulunanların kimliğini gizli tutar.
• Soruşturmayı gizlilik kuralları içinde yürütür.
• Soruşturma ile ilgili bilgi, belge ve delili doğrudan doğruya mevcut olan birimden talep yetkisine sahiptir. Elde ettiği her türlü bilgi ve belgeyi sadece soruşturma konusu ile sınırlı olarak inceleyebilir.
• Soruşturma süreci baştan itibaren yazılı tutanağa bağlanır. Bilgi, delil ve belgeler tutanağa eklenir.
• Tutanak başkan ve üyeler tarafından imzalanır.
• Soruşturma ivedilikle ele alınır ve sonuca mümkün olan en hızlı şekilde ulaşılır.
• Kurulun aldığı kararlar derhal uygulamaya konulur.
• Sonuç hakkında ilgili bölümler ve mercilere bilgi verilir.
• Kurulun başkanı ve üyeleri bu konu hakkındaki görevlerini yerine getirirken bağlı oldukları bölüm yöneticileri ve organizasyonun içindeki hiyerarşiden bağımsız olarak ve etkilenmeden hareket ederler. Kendilerine konu hakkında baskı ve telkin yapılamaz.
• Kurul gerekli gördüğü takdirde uzman görüşüne başvurabilir ve soruşturma esnasında gizlilik prensiplerini ihlal etmeyecek tedbirleri alarak uzmanlardan faydalanabilir.

Çalışanlarımız, Grubumuzun İş Etiği Kurallarının veya Şirketlerimizin tabi olduğu yasal düzenlemelerin ihlal edildiğini öğrenirse, bu durumu öncelikle doğrudan bağlı oldukları yöneticilerine veya İnsan Kaynakları Bölümümüze veya aşağıdaki iletişim kanallarını kullanarak Etik Kuruluna bildirmekle yükümlüdürler. Yalan ve/veya iftira niteliğinde kasıtlı bildirimler, etik kural ihlali olarak yorumlanır.